Verfahrensdokumentation (GoBD)
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Verantwortlicher Ansprechpartner "Verfahrensdokumentation":
Enrico M. Moretti, Telefon 07941/ 64 81 498
Situation
Verfahrensdokumentation – Neuer Schwerpunkt in der Betriebsprüfung
Die Finanzverwaltung nimmt die digitale Veränderungen in der Geschäftswelt aktiv auf und prüft nun ihrerseits die digitalen Geschäftsvorfälle im Detail (Scannen, Kassenführung etc.). Dafür hat sie neue Durchführungsverordnungen erlassen, die GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Die Finanzverwaltung prüft dabei die Revisionssicherheit von Vor- und Nebensystemen (Fakturierungs-, Warenwirtschafts-, sowie Kassensystemen), die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen und hat insbesondere das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation zum neuen Prüfungsschwerpunkt definiert.
Die Verfahrensdokumentation soll den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten beschreiben.
Aktuelle Betriebsprüfungen zeigen, dass sich wenige Unternehmer mit der Umsetzung der GoBD auseinandergesetzt haben. Das könnte für den Steuerpflichtigen unangenehm und teuer werden, siehe Sanktionen.
Wer ist betroffen?
Pflicht für alle buchführungspflichtige Betriebe und Gewerbetreibende
Die Verfahrensdokumentation ist für alle buchführungspflichtigen Betriebe Pflicht, die bei ihren unternehmerischen Prozessen auf EDV-gestützte Verfahren zurückgreifen und ihre gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten teils oder ganz in elektronischer Form erfüllen. Also alle
• Buchführungspflichtige
• Einnahmen-Überschussrechner
• Freiwillig Buchführende
Anforderungen
1. Prozessbeschreibung
2. Anwenderdokumentation
3. Systemdokumentation
4. Betriebsdokumentation
5. Kontrollsystem
6. Datensicherungskonzept
1. Prozessbeschreibung
Eine allgemeine Beschreibung der Prozesse der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme. Diese sollte in einem kurzen, kommentierten Ablaufdiagramm dargestellt werden, damit sich der Prüfer einen Gesamtüberblick verschaffen kann. Es ist auch anzugeben, an welchen Orten buchführungsrelevante Prozesse (z.B. das Einscannen von Papierbelegen, die Lagerung dieser Belege und deren Vernichtung) erledigt werden.
2. Anwenderdokumentation
Eine Anwenderdokumentation. Hierunter ist eine umfassende Gebrauchsanweisung für den jeweiligen Anwender zu verstehen, die detailliert und verständlich durch die einzelnen Prozessschritte führt. Der Weg der Daten von der Erfassung über die Prüfung der Richtigkeit und Abstimmung bis zur Datenausgabe bzw. finalen Verwendung muss detailliert dargestellt werden.
3. Technische Systemdokumentation
Hierin sind insbesondere Details zur verwendeten Hard- und Software zu erfassen. Zu Ersterer zählen etwa Serversysteme, PCs und Monitore an Einzelplätzen sowie auch Hilfssysteme wie beispielsweise Scanner und Drucker. Bezüglich Software sind alle verwendeten Programme in ihrer jeweiligen Version aufzuführen. Zudem sollten die zuvor verwendeten Versionen aus einer Nutzungshistorie hervorgehen. Wichtig ist auch, individuelle Anpassungen an der Software darzustellen.
4. Betriebsdokumentation
Gemeint ist damit eine Darstellung des betrieblichen Umfelds, der Branche und relevanter Kennzahlen des Betriebs aus technischer und organisatorischer Sicht. Darstellung der Nutzung buchführungsrelevanter Software und Organisation im täglichen Betrieb. Enthalten sein müssen auch die betriebsinternen Anweisungen zur Dokumentation und zur Sicherheit des IT-Betriebs.
5. Kontrollsystem
Beschreibung des internen Kontrollsystems.
6. Datensicherungskonzept
Dieses muss über die verwendeten Datenträger und Back-up-Systeme informieren.
Vorteile
Mehrwert der Verfahrensdokumentation
Losgelöst von den Vorgaben der GoBD empfiehlt es sich dagegen, die Verfahrensdokumentation vorrangig im eigenbetrieblichen Interesse zu erstellen. Insbesondere dann, wenn sich Prozesse ändern, DV-Systeme ersetzt und Migrationen vorgenommen werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation. Eine entsprechende beinhaltet zudem für den Unternehmer / die Unternehmensleitung wichtige Informationen zur Transparenz der internen Verfahren, sowie für das Risiko- und Qualitätsmanagement und erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse.
Als Zusatzeffekt haben Unternehmer einen „neuen“ Einblick in die aktuellen Prozesse und interne Verfahren Ihres Unternehmens, welche oftmals Einsparpotenziale und Verschlankungen von Arbeitsprozessen eröffnen.
Unternehmen profitieren enorm von einer Verfahrensdokumentation:
• Detaillierter Einblick in die eigenen Prozesse
• Doppelte Arbeitsschritte werden erkannt
• Überflüssige Aufwände werden identifiziert
• Kompetenzen der Belegschaft werden besser genutzt
• Risiken, z. B. durch Personalausfälle, werden sichtbar
• Kontrolliertes Wachstum statt Improvisation
Im Focus der Finanzverwaltung
Grundsätzlich sind alle elektronischen Systeme betroffen, die in irgendeiner Art für die betriebliche Buchführung relevante Daten liefern. Es kommt also darauf an, ob Daten in die Buchführung einfließen und entsprechend Teil der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanz bzw. EÜR werden. Neben der betrieblichen EDV, insbesondere in Form des Buchführungsprogramms, zählen hierzu auch sogenannte Vor- und Nebensysteme. Das können zum Beispiel auch elektronische Waagen, Zeiterfassungssysteme und Ähnliches sein.
Als prüfungsrelevant gelten insbesondere die folgenden Systeme:
• Anlagenbuchführung
• Archiv- und Datenmanagementsysteme
• elektronische Kassensysteme
• elektronische Waagen- und Messsysteme
• Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP)
• Lohnbuchhaltungssysteme
• Taxameter
• elektronische Warenwirtschaftssysteme
• elektronische Zahlungssysteme
Sanktionen / Strafen
Die Konsequenzen aus einer Pflichtverletzung sowie aus der Verwerfung der Buchführung können weitreichend sein:
• Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen und Gewinnen
• Nichtakzeptanz von Betriebsausgaben
• Anordnung von Zwangsmitteln und Bußgeldern
• Eventuell Einleitung von Steuerstrafverfahren
Bitte sprechen Sie hierzu im Detail mit Ihrem Steuerberater/Wirtschaftsprüfer.
Rechtliche Grundlagen
Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO)
Die rechtliche Grundlage für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den § 239, § 257 HGB, den §§ 145-147 AO, sowie aus für die Jahre bis zum 31.12.2014 geltenden GoBS und den GDPdU, ab 01.01.2015 nach den GoBD. Demnach sind bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlicher Aufzeichnungen in elektronischer oder in Papierform die folgenden Anforderungen zu beachten:
• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Einzelaufzeichnungspflicht
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit
Praxisbeispiel
